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Conceição do Castelo é uma das pioneiras em gestão digital de processos e documentos

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O município de Conceição do Castelo dá um importante passo na forma de fazer administração pública. A Prefeitura adotou um sistema baseado em BPM, que é um gerenciamento de processos de negócio. A solução traz o que há melhor em tecnologia no mundo da automatização de processos, e também exige consultoria especializada em análise, modelagem, mapeamento, desenho, monitoramento, reengenharia e reinvenção dos processos.

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A adoção do novo sistema possibilita uma reformulação na forma de fazer gestão pública. “Isso ocasiona uma mudança profunda na forma como o prefeito, secretários e os servidores da prefeitura trabalham. Não é, simplesmente, só eliminar papel, você está reinventando seus processos, quebrando serviços e metodologias que estavam defasados”, explica Fernando Tanaka, CEO da Essencial Gestão Pública, empresa que implementou o sistema no município.

A nova tecnologia possibilita melhorias significativas para a gestão tanto em velocidade de tramitação como em qualidade da informação. Decisões mais assertivas e processo inteligentes tanto de suporte, gerenciamento e finalísticos, geram resultados mais eficazes aos processos que atendem, diretamente, o cidadão.

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Projetos baseados em BPM, gerenciamento de processos de negócios, trata disso: pessoas, recursos, processos, tarefas e documentos. O que, quem, como, quando e onde são realizadas as atividades dos processos. É a única ferramenta em que é possível assinar documentos pelo celular no padrão ICP Brasil, garantindo segurança, confiabilidade e transparência das assinaturas. Tanto o prefeito, secretários ou qualquer servidor que esteja habilitado no sistema, independentemente de onde esteja no Mundo, assina documentos pelo telefone de forma online e instantânea.

Além de todos esses benefícios, o novo sistema também gera economia aos cofres públicos, pois os gastos com impressão, papel e transporte de arquivos são diminuídos. “A economia que gera de recursos é de escala, porque você reduz drasticamente o consumo de tonners de impressão, papel e terceirização de alguns serviços, tempo de funcionários, custo de transporte de processos e documentos entre Secretarias Municipais. A ferramenta consolida tudo isso de forma online”, detalha Tanaka.

No Brasil, Conceição do Castelo e Venda Nova são os dois municípios pioneiros com relação a execução orçamentária, processos de despesa que envolvem planejamento de compra, empenho, liquidação e pagamento. Os processos que exigem mais recursos nos municípios são: processo de execução de despesa, licitação, folha de pagamento, diárias, pagamentos de pessoas físicas, pessoa jurídicas e processos de abertura, alteração e exclusão de empresas. Com a adoção do sistema BPMS, esses procedimentos passam a ser automatizados por essa solução tecnológica.

“Os governos precisam utilizar tecnologias do século XXI para demandas do século XXI. Pessoas e empresas privadas estão tentando acompanhar a revolução digital que estamos vivendo, no entanto, o governo é o mais distante. Nós estamos contribuindo para diminuir a distância do Governo de Conceição do Castelo das tecnologias de ponta”, finaliza Fernando.

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